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Fiche Procédure de calcul des indicateurs de suivi de projet avec Excel
consulting formations PMP® simulateur PMP®Cette fiche gestion de projet est mise en ligne en libre accès par nos formateurs Delf dans le but de partager notre expérience avec nos stagiares et toute personne ayant en charge la conduite de projets.
Chaque feuille Excel de ce classeur permet de comparer 2 situations, à n-1 et à n, et de calculer les indicateurs résultants de cette comparaison. Une situation est composée d’une liste de tâches ; les 2 situations à comparer doivent être composées de la même liste.
On peut établir autant de comparaisons que de feuille à mettre dans le classeur. On pourra par exemple avoir un classeur pour un projet constituer les feuilles suivantes :
Les situations n et n-1 sont soit saisies directement dans la feuille soit obtenues par copier/coller à partir d’une table de MsProject.
La procédure à suivre pour un projet est la suivante :
Le présent document présente dans le détail :
La feuille « SUIVI » est composée de 4 parties :
Cette partie permet d’indiquer les nombres de jours ouvrés :
La fonction « nouvelle feuille » (cf. les fonctions) calcule le nombre de jours ouvrés depuis le début du projet hors période. Ce nombre peut être modifié.
Cette partie indique pour chaque tâche suivie la situation à n-1 :
Cette partie peut être servie par un copier/coller fait à partir de Ms Project (table « suivi ») Ms Project : table « suivi ».
Cette partie indique pour chaque tâche suivie la situation à n :
Cette partie peut être servie par un copier/coller fait à partir de Ms Project (table « suivi »).
Une première série d’indicateurs par tâche décrit la situation de la période étudiée.
Une deuxième série d’indicateurs par tâche décrit la situation depuis le début du projet.
Les étapes
Étape 1a : initialisation d’un nouveau classeur
Étape 1b : initialisation d’une nouvelle feuille
Étape 2 : saisie de la situation n-1
Étape 3 : saisie de la situation n
Étape 4 : calcul des indicateurs
Suivi du projet et suivi des ressources.
Lorsqu’un nouveau projet démarre, il convient de créer les nouveaux fichiers Excel « indicateurs » correspondants.
Pour cela il suffit de faire des copies du fichier de base « initial.xls ».
Il convient d’initialiser :
Chaque nouveau fichier est composé d’une feuille « suivi »
Les étapes suivantes se déroulent toujours sur cette feuille suivi.
Chaque période étudiée correspond à une feuille du classeur.
Nous aurons par exemple dans un classeur :
Les manipulations pour calculer les indicateurs (étapes 2, 3 et 4) sont effectuées sur la feuille « suivi ». Lorsque les manipulations sont terminées et les indicateurs calculés la fonction « Nouvelle Feuille » crée une nouvelle feuille « suivi » prête pour la prochaine période ; il convient de renommer l’ancienne (« suivi2 ») à votre convenance.
Cette saisie s’effectue dans la feuille « Suivi », partie 1 et 2.
Il convient de saisir :
La liste des tâches et les informations attachées peuvent être copié/collé à partir de Ms Project.
Dans cette hypothèse il convient :
Une table doit être définie dans Ms Project avec le format des informations à saisir. Le copier/coller sera fait à partir de cette table.
Cette saisie s’effectue dans la feuille « Suivi » partie 3.
Il convient de saisir par tâche la situation en fin de période à étudier (n) :
La liste des tâches et les informations attachées peuvent être copié/collé à partir de Ms Project.
Dans cette hypothèse il convient :
La fonction « Indicateurs » va calculer les indicateurs de la période et du projet.
Les résultats sont présentés dans la partie 4 de la feuille.
Il convient de faire un fichier Excel de suivi pour le projet et un fichier Excel de suivi pour chaque ressource.
Les manipulations décrites dans les étapes 1 à 5 sont à faire pour le projet et chaque ressource.
Pour traiter chaque ressource il conviendra dans Ms Project de faire dans la sélection des tâches un filtre sur la ressource à étudier.