Procédure de calcul des indicateurs de suivi de projet avec Excel

Cette fiche gestion de projet est mise en ligne en libre accès par nos formateurs Delf dans le but de partager notre expérience avec nos stagiares et toute personne ayant en charge la conduite de projets.

Utilisation :

• Au début de chaque projet,
• Au début de chaque phase de projet,
• En préalable à un appel d’offre,
• Pour exprimer le besoin
  

Fiche complémentaire :

• Procédure de suivi de projet.
  

Présentation générale

Chaque feuille Excel de ce classeur permet de comparer 2 situations, à n-1 et à n, et de calculer les indicateurs résultants de cette comparaison.  Une situation  est composée d’une liste de tâches ; les 2 situations à comparer doivent être composées de la même liste.

On peut établir autant de comparaisons que de feuille à mettre dans le classeur. On pourra par exemple avoir un classeur pour un projet constituer les feuilles suivantes :

• situation janvier – claude
• situation janvier – camille
• situation février – claude
• situation février – camille
• situation mars – claude
•  ………

Les situations  n et n-1 sont soit saisies directement dans la feuille soit obtenues par copier/coller à partir d’une table de MsProject.

La procédure à suivre pour un projet est la suivante :

• A l’origine du projet
• On initialise un classeur correspondant au nouveau projet
• Périodiquement
• On crée une feuille par période et ressource avec les situations n-1 et n
• Les indicateurs sont automatiquement calculés.

Le présent document présente dans le détail :

• la composition de la feuille de calcul
• la description de la procédure à suivre
  

Composition de la feuille

La feuille « SUIVI » est composée de 4 parties :

• Partie 1 : les paramètres
• Partie 2 : la situation n-1
• Partie 3 : la situation n
• Partie 4 : les indicateurs
  

Partie 1 : les paramètres

Cette partie permet d’indiquer les nombres de jours ouvrés :

• depuis le début du projet
• dans la période étudiée

La fonction « nouvelle feuille » (cf. les fonctions) calcule le nombre de jours ouvrés depuis le début du projet hors période. Ce nombre peut être modifié.

Partie 2 : la situation à n-1

Cette partie indique pour chaque tâche suivie la situation à n-1 :

• la charge initiale (travail planifié)
• le temps passé depuis le début du projet (travail réel)
• le reste à faire (travail restant)

Cette partie peut  être servie par un copier/coller fait à partir de Ms Project (table « suivi ») Ms Project : table « suivi ».

Partie 3 : la situation à n

Cette partie indique pour chaque tâche suivie la situation à n :

• la charge initiale (travail planifié)
• le temps passé depuis le début du projet (travail réel)
• le reste à faire (travail restant

Cette partie peut être servie par un copier/coller fait à partir de Ms Project (table « suivi »).

Partie 4 : les indicateurs

Une première série d’indicateurs par tâche décrit la situation de la période étudiée.

Définition des indicateurs

Une deuxième série d’indicateurs par tâche décrit la situation depuis le début du projet.

Définition des indicateurs

Procédure à suivre

Les étapes

Étape 1a : initialisation d’un nouveau classeur

Étape 1b : initialisation d’une nouvelle feuille

Étape 2   :  saisie de la situation n-1

Étape 3   :  saisie de la situation n

Étape 4   :  calcul des indicateurs

Suivi du projet et suivi des ressources.

Initialisation d’un nouveau classeur

Lorsqu’un nouveau projet démarre, il convient de créer les nouveaux fichiers Excel  « indicateurs » correspondants.

Pour cela il suffit de faire des copies du fichier de base « initial.xls ».

Il convient d’initialiser :

• un fichier pour le suivi du projet
• un fichier par ressource à suivre (cf. paragraphe suivant).

Chaque nouveau fichier est composé d’une feuille « suivi »

Les étapes suivantes se déroulent toujours sur cette feuille suivi.

Initialisation d’une nouvelle feuille

Chaque période étudiée correspond à une feuille du classeur.

Nous aurons par exemple dans un classeur :

• une feuille correspondante au suivi de janvier
• une feuille correspondante au suivi de février
• une feuille correspondante au suivi de mars
• …..

Les manipulations pour calculer les indicateurs (étapes 2, 3 et 4) sont effectuées sur la feuille « suivi ». Lorsque les manipulations sont terminées et les indicateurs calculés la fonction « Nouvelle Feuille » crée une nouvelle feuille « suivi » prête pour la prochaine période ; il convient de renommer l’ancienne (« suivi2 ») à votre convenance.

Saisie de la situation à n-1

Cette saisie s’effectue dans la feuille « Suivi », partie 1 et 2.

Il convient de saisir :

• le nombre de jours ouvrés de la période étudiée (exemple : 20)
• le nombre de jours ouvrés depuis le début du projet (exemple 60 pour un projet au troisième mois)
• par tâche la situation en début de période à étudier (n-1) :
• le nom de la tâche
• la charge initiale
• le temps passé depuis le début du projet à n-1
• le reste à faire à n-1

La liste des tâches et les informations attachées peuvent être copié/collé à partir de Ms Project.

Dans cette hypothèse il convient :

• de travailler avec un fichier Ms Project mise à jour à la situation n-1
• d’effectuer des filtres de tâches
• ne pas prendre les tâches terminées à n-1 (r. à f. à zéro)
• sélectionner éventuellement une ressource

Une table doit être définie dans Ms Project avec le format des informations à saisir. Le copier/coller sera fait à partir de cette table.

Saisie de la situation à n

Cette saisie s’effectue dans la feuille « Suivi » partie 3.

Il convient de saisir  par tâche la situation en fin de période à étudier (n) :

• le nom de la tâche
• la charge initiale
• le temps passé depuis le début du projet à n
• le reste à faire à n

La liste des tâches et les informations attachées peuvent être copié/collé à partir de Ms Project.

Dans cette hypothèse il convient :

• de travailler avec un fichier Ms Project mise à jour à la situation n
• d’effectuer les mêmes filtres que pour la situation à n-1
  

Calcul des indicateurs

La fonction « Indicateurs » va calculer les indicateurs de la période et du projet.

Les résultats sont présentés dans la partie 4 de la feuille.

Suivi du projet et des ressources

Il convient de faire un fichier Excel de suivi pour le projet et un fichier Excel de suivi pour chaque ressource.

Les manipulations décrites dans les étapes 1 à 5 sont à faire pour le projet et chaque ressource.

Pour traiter chaque ressource il conviendra dans Ms Project de faire dans la sélection des tâches un filtre sur la ressource à étudier.