Fiche procédure de suivi projet
consulting formations PMP® simulateur PMP®Ce document décrit l’organisation mise en place pour effectuer le suivi des projets. Cette fiche est mise en libre accès dans le cadre d'un partage de connaissances avec nos stagiaires et toute personne en charge de la conduite de projets.
Présentation
Fonctionnement général
Étape 1 : planification initiale
Étape 2 : initialisation du tableau de collecte
Étape 3 : mise à jour du tableau de collecte
Étape 4 : mise à jour de la planification
Étape 5 : établissement des indicateurs
Ce document décrit l’organisation mise en place pour effectuer le suivi des projets.
Cette organisation se présente en 5 étapes de travail.
Ces étapes sollicitent 2 acteurs :
La première étape n’est à conduire qu’une fois à l’initialisation du projet. Le chef de projet saisi dans Ms Project toutes les informations nécessaires à la planification initiale.
Les autres étapes sont à répéter périodiquement, au rythme de suivi choisi (la journée, la semaine, le mois).
Cette 2ème partie consiste :
Cette procédure utilise les logiciels suivants :
Le chef de projet a besoin des 3 applications.
Chaque ressource n’a besoin d’Outlook.
Cette étape décrit le projet à suivre.
Le chef de projet.
Saisir sous Ms Project :
Ressource
Vérifier que chaque ressource a une adresse E-mail. Cette adresse doit être au même nom que le nom de la ressource correspondante dans Ms project.
cette étape a pour but de constituer et de communiquer à chaque ressource le tableau de collecte des travaux effectués durant la période étudiée.
Le chef de projet.
Ms Project :
Excel / Ms Project
Cette étape a pour but de servir les informations de suivi demandées dans le tableau de collecte.
Chaque ressource
Récupérer par le mail le tableau de collecte.
Renvoyer le tableau de collecte complété à l’expéditeur par la fenêtre « envoyer le message ».
Cette étape met à jour la planification du projet à partir des informations collectées.
Le chef de projet
Récupérer les tableaux de collecte servis par le mail (mention RE).
Mettre à jour la planification à l’aide de la fonction « mettre à jour le projet ».
Si toutes les ressources n’ont pas répondu la fonction « définir le rappel » de Ms Project permet de renvoyer un message aux ressources retardataires.
Définition : Cette étape calcule les différents indicateurs de suivi de la période étudiée.
Responsable : Chef de projet
Effectuer une copie de la situation mise à jour dans Ms Project ;