Procédure de suivi projet

Ce document décrit l’organisation mise en place pour effectuer le suivi des projets. Cette fiche est mise en libre accès dans le cadre d'un partage de connaissances avec nos stagiaires et toute personne en charge de la conduite de projets.

Utilisation :

• Au début de chaque projet,
• Au début de chaque phase de projet,
• En préalable à un appel d’offre,
• Pour exprimer le besoin.
  

Sommaire

Présentation

Fonctionnement général

Étape 1 : planification initiale

Étape 2 : initialisation du tableau de collecte

Étape 3 : mise à jour du tableau de collecte

Étape 4 : mise à jour de la planification

Étape 5 : établissement des indicateurs

Présentation

Ce document décrit l’organisation mise en place pour effectuer le suivi des projets.

Cette organisation se présente en 5 étapes de travail.

• Planification initiale
• Initialisation du tableau de collecte
• Mise à jour du tableau de collecte
• Mise à jour de la planification
• Établissement des indicateurs

Ces étapes sollicitent 2 acteurs :

• Le chef de projet
• Les ressources du projet
  

Fonctionnement général

La première étape n’est à conduire qu’une fois à l’initialisation du projet. Le chef de projet saisi dans Ms Project toutes les informations nécessaires à la planification initiale.

Les autres étapes sont à répéter périodiquement, au rythme de suivi choisi (la journée, la semaine, le mois).

Cette 2ème partie consiste :

1. A renvoyer à chaque ressource une demande de renseignement
2. A communiquer les renseignements demandés
3. A mettre à jour la planification
4. A calculer les indicateurs.

Cette procédure utilise les logiciels suivants :

• Ms Project pour gérer la planification
• Outlook pour gérer les feuilles de collecte
• Excel pour calculer les indicateurs.

Le chef de projet a besoin des 3 applications.

Chaque ressource n’a besoin d’Outlook.

Étape 1 : planification initiale

Définition : 

Cette étape décrit le projet à suivre.

Responsable : 

Le chef de projet.

Tâches :

Saisir sous Ms Project :

Ressource

• Tâche
• Durée
• Ressource
• Planification

Vérifier que chaque ressource a une adresse E-mail. Cette adresse doit être au même nom que le nom de la ressource correspondante dans Ms project.

Étape 2 : initialisation du tableau de collecte

Définition :

cette étape a pour but de constituer et de communiquer à chaque ressource le tableau de collecte des travaux effectués durant la période étudiée.

Responsable :

Le chef de projet.

Tâches :

Ms Project :

• Sélectionner les tâches correspondantes à la période à étudier.  Cette sélection peut se faire par filtrage ou par sélection directe.
• Envoyer le tableau de collecte correspondant à ces tâches aux différentes ressources par la fonction « Etat Equipe ».

Excel / Ms Project

• Une copie de cette situation de début de période doit être effectuer  pour pouvoir calculer ultérieurement les indicateurs.
• Afficher avec Ms Project la table « » correspondant aux attributs à copier.
• Copier coller dans la feuille Excel cette situation comme situation n-1.
  

Étape 3 : mise à jour du tableau de collecte

Définition :

Cette étape a pour but de servir les informations de suivi demandées dans le tableau de collecte.

Responsable :

Chaque ressource

Tâches :

Récupérer par le mail le tableau de collecte.

• Saisir pour chaque tâche
• Le nombre d’heures travaillées par jour,
• Le nombre d’heures restantes.

Renvoyer le tableau de collecte complété à l’expéditeur par la fenêtre « envoyer le message ».

Étape 4 : mise à jour de la planification

Définition : 

Cette étape met à jour la planification du projet à partir des informations collectées.

Responsable : 

Le chef de projet

Tâches :

Récupérer les tableaux de collecte servis par le mail (mention RE).

Mettre à jour la planification à l’aide de la fonction « mettre à jour le projet ».

Si toutes les ressources n’ont pas répondu la fonction « définir le rappel » de Ms Project permet de renvoyer un message aux ressources retardataires.

Étape 5 : établissement des indicateurs

Définition : Cette étape calcule les différents indicateurs de suivi de la période étudiée.

Responsable : Chef de projet

Tâches :

Effectuer une copie de la situation mise à jour dans Ms Project ;

• Afficher la table «  » correspondant aux attributs à copier
• Copier-coller dans la feuille Excel cette situation comme situation n

• A l’issue de cette copie les différents indicateurs sont calculés automatiquement.